В рамках семинара iiko в Минске в 2024 году, мы пригласили представителя группы компаний ARTFOOD Алексея Орлова поделится реальным опытом автоматизации iiko, высказать свой честный отзыв про опыт автоматизации доставки суши, пиццы, ресторанов.
Первые шаги к автоматизации
Мое знакомство с iiko началось в 2017 году, когда я только пришел в компанию ARTFOOD. На тот момент система автоматизации уже была установлена. Первое впечатление было не самым положительным: мне показалось, что интерфейс слишком сложен, а времени на изучение продукта у меня не было. Я считаю, что руководитель должен сам понимать, как работать с программным обеспечением, которое он рекомендует своим сотрудникам. Поэтому я, не разобравшись в iiko, решил отказаться от этой программы.
Однако, после разговора с представителями компании ККС, я решил дать программе автоматизации iiko второй шанс и не пожалел об этом. С каждым днем я осознавал, насколько многообразные возможности предлагает этот инструмент. Сегодня я уверен, что пакетные решения iiko подойдут не только для ARTFOOD, но и для любых других ресторанов, так как позволяют автоматизировать бизнес-процессы и сделать их прозрачными — прямо в цифрах.
Что мы автоматизировали с помощью iiko и как это отразилось на нашей прибыли
Рабочее место кассира в кафе, суши-баре, пиццерии
Мне нравится простой, но продуманный интерфейс РМК: удобная навигация, быстрое меню, возможность загружать картинки. Все это создает для сотрудника максимально облегченную задачу по принятию заказов. Более того, когда мы обучаем нового сотрудника работе в iiko, который до этого работал с другими программами, он удивляется и говорит, что в iiko работать гораздо быстрее и удобнее. Молодые и не очень кассиры практически сразу начинают правильно работать с iiko, так как она интуитивно понятна.
Текст + картинка + быстрое меню настраивается в зависимости от продаж и акций, чтобы частота продаж совпадала с позицией в быстром меню. Что мы получаем? Сокращение времени обучения нового персонала — каждое действие требует не более одного нажатия. Это увеличивает оборачиваемость по заказам и, соответственно, выручку, а также сокращает время на внедрение нового персонала, так как опытные сотрудники меньше времени тратят на обучение новых работников.
Подсказки нужно использовать! Они повышают прибыль.
Подсказки — это крайне полезная функция. Мы пользуемся ею во всей группе компаний. Подсказки обеспечивают дополнительные продажи, увеличивают средний чек в кафе и делают работу сотрудников более удобной. Они помогают быстро внедрять новинки меню как на приеме заказов у кассира, так и в колл-центре. Представляете, насколько удобнее сотруднику просто прочитать готовый скрипт, чем держать его в голове и думать, все ли он сказал?
Для нас также важен еще один момент. Нам необходимо, чтобы клиент, покупая определенное блюдо, брал дополнения, которые делают это блюдо максимально вкусным. Например, ореховый соус к салату чука, соевый соус и васаби к суши. Клиенты могут не прочувствовать вкус без этих добавок и останутся недовольными. Все эти добавки мы включили в подсказки для операторов, принимающих заказы. Это гарантирует, что клиент останется довольным и напишет положительный отзыв.
С момента внедрения подсказок в iiko в ARTFOOD среднемесячный чек увеличился на 10%. Это замечательный показатель для общепита.
Дисплей покупателя как эффективный рекламный инструмент в заведениях быстрого питания
Мы используем iiko web для отображения актуальной информации на дисплее покупателя на сенсорных POS кассах. Кастомизация в iiko позволяет нам выбирать корпоративные цвета и добавлять привлекательные изображения. Когда клиенты не заказывают, на дисплее показываются баннеры с акциями и новинками. Это дополнительная точка продаж наших акционных позиций, сезонных напитков. Например, мы разместили рекламу нашего мобильного приложения и количество скачиваний нашего мобильного приложения возросло в 2-3 раза, что подтверждает его эффективность как канала маркетинга для кафе, ресторанов, суши-баров и пиццерий.
Электронная очередь (Приложение iikoArrivals)
На этапе внедрения программы айко у нас не было системы электронной очереди. Один из партнеров предложил:
«А давайте установим у нас электронную очередь».
Решили установить ее в точке с наибольшим количеством заказов на самовывоз, где часто скапливались клиенты, ожидая свои заказы. Ранее гости беспокоили администратора, уточняя, когда будет готова их суши или пицца. С внедрением электронной очереди клиенты стали спокойнее: теперь они могут видеть на табло статус своего заказа. Это позволяет им свободно перемещаться по залу, не мешая работе кассира.
Система кастомизируется для каждого кафе или ресторана в сети. В результате:
- Сократилось количество недовольных клиентов.
- Уменьшилось количество негативных отзывов.
- Кассир стал обслуживать больше клиентов, что привело к увеличению оборачиваемости на кассе и росту выручки заведения.
Мобильное приложение для официантов (iikowaiter)
Для объектов с посадочными зонами внедрение мобильного приложения iikowaiter для принятия заказов официантами у столиков стало отличным решением. Как показывает практика, новые решения часто встречают сопротивление со стороны персонала. Их необходимо обучать и объяснять важность и выгоды от новых технологий. Однако в случае с iikowaiter у нас не возникло проблем: официанты быстро поняли свою выгоду от использования приложения — они могут обслуживать больше столиков.
Преимущества мобильного приложения для официантов:
- Устранение необходимости в ручках и блокнотах, которые постоянно теряются.
- Ускорение процесса обслуживания: официанты больше не тратят время на ожидание информации о готовности заказа на кассе, кухне.
Это приложение существенно увеличивает выручку, так как повышает оборачиваемость столиков и улучшает скорость обслуживания, что также вызывает положительные эмоции и у гостей.
Система iikoSousChef
iikoSousChef — это система, которая помогает оповещать кухню о поступающих заказах, заменяя или дополняя кухонные принтеры. Мы используемся на всех производственных участках и кухнях. Несмотря на высокую степень удобства, внедрение системы иногда вызывает недовольство, особенно у опытных поваров, которые раньше работали с чековыми принтерами.
- Убедить сотрудников, особенно шеф-поваров, в преимуществах системы было сложнее всего.
- В iikoSousChef учитывается порядок поступления заказов, что помогает избежать путаницы, так как при распечатке заказы могут выходить в произвольном порядке или теряться в принципе, рваться на нужном месте. В iiko это предусмотрели и заказы располагаются в порядке выдачи клиентам.
Мы внедрили стандарты по времени приготовления заказов: среднее время изготовления одного блюда составляет 15 минут. И ввели мотивационные выплаты для сотрудников, кухни в целом, когда заказы отдаются вовремя. У нас есть как повышающие коэффициенты, так и понижающие. С iiko вести точный учет осень просто, но об этом чуть позже.
Система iikoSousChef:
- Увеличивает оборачиваемость запасов.
- Исключает потери чеков, что улучшает выручку.
- Положительно влияет на лояльность клиентов, поскольку они получают свои заказы быстро и без задержек.
Колл-центр по приему заказов на доставку на базе iiko
Обычно колл-центр обычно используют при нескольких заведениях, но я рекомендую начинать с одного. iiko позволяет нам значительно улучшить качество обслуживания клиентов. С момента, когда клиент звонит, мы можем видеть его историю заказов на экране. Это упрощает общение между сотрудником колл-центра и клиентом, потому что у оператора есть вся необходимая информация под рукой. Например, если клиент хочет повторить свой последний заказ, оператор может сделать это в один клик, что экономит время как для нас, так и для клиента.
Наличие четкой информации о предыдущих заказах также помогает нашим сотрудникам предлагать персонализированные рекомендации и акции, что способствует повышению среднего чека и лояльности постоянных клиентов. Мы рекомендуем включать этот инструмент даже для одного заведения.
Еще немаловажный момент — это готовый скрипт для операторов и понятная структура прошения. Новый сотрудник досконально изучает ПО уже к концу второй недели.
Доставка и мобильное приложение для курьеров в iiko
Важной частью нашей системы стал мобильный софт для курьеров — iikodriver. Основное наше направление — это доставка суши и пиццы. Это приложение критически важно для организации доставки. Я как руководитель получаю возможность отслеживать время от момента, когда курьер забрал заказ, до его доставки клиенту. Гости могут в любой момент проверить местоположение курьера по своему заказу.
Курьеры получают доступ к списку своих заказов и могут быстро связаться с клиентами или колл-центром через приложение на своем смартфоне. Кроме того, с помощью одного нажатия они могут построить маршрут с помощью Яндекс-навигатора. Мы также внедрили систему мотивации: курьеры, доставляющие заказы вовремя, получают дополнительные бонусы. Это решение учитывает интересы всех сторон: курьеры заинтересованы в своевременной доставке, что тоже приводит к росту заказов, увеличению выручки, повышению скорости обслуживания и лояльности клиентов.
Мы можем отслеживать в системе, какие курьеры выполняют заказы, кто уже на пути, какие заказы готовятся и новые заказы, которые только что приняты. Менеджеры используют эту информацию, чтобы контролировать, на какой стадии находятся заказы, что помогает в принятии оперативных решений, например, по увеличению или уменьшению времени доставки.
Интеграция с внешними сервисами через открытое API iiko
Еще одним значимым преимуществом системы iiko стало то, что мы смогли интегрировать наш сайт, который теперь получает всю необходимую информацию из системы. Мы охватили весь каталог и блюда, что значительно упростило процесс разработки. Независимо от выбранной CMS, будь то Bitrix, WordPress или собственная разработка, интеграция проходит без проблем. В принципе, весь сайт — это визуализация cсервисов iiko!
Когда возникла идея создать мобильное приложение, мы обратились к партнерам, и благодаря iiko эта задача решилась быстро: от момента постановки задачи в CRM до реализации не прошло и двух недель. Приложение полностью адаптировано под наш фирменный стиль.
Интеграция с Яндекс.Доставкой является еще одной простой возможностью, которую может реализовать любой сотрудник, не обладая навыками программиста. Достаточно заполнить простую форму, подтянуть меню для интеграции в приложение и обратиться в техническую поддержку для запуска. Благодаря автоматизации работы Яндекс.Еда через личный кабинет iiko, мы увеличили количество заказов через этот сервис в 2-3 раза: когда у нас возникает высокая нагрузка, мы продолжаем принимать заказы от Яндекс.Еды без необходимости вручную вводить их в систему, что существенно освобождает ресурсы и позволяет разумно использовать трудовые ресурсы, особенно в летний период.
Через API мы интегрировали и сервис скидок Slivki.by. Мы любим этот сервис и нам было важно иметь с ним простую интеграцию.
Оптимизация работы с персоналом в iiko
Работа с персоналом в системе iiko значительно упростила мои процессы, как руководителя целой сетью заведений общепита. Ранее приходилось собирать графики и табели в таблицы, сводить их, что занимало много времени. Теперь, чтобы рассчитать зарплату, достаточно зайти в iiko и нажать кнопку. Фактически, система сама считает зарплату, учитывая штрафы, удержания за инвентаризацию и мотивационную программу. Это стало настоящим открытием, освободившим много времени для меня как руководителя. А еще это прекрасный инструмент для внедрения мотивационных программ для сотрудников.
Мотивационная программа в iiko позволяет нам гибко регулировать выплаты сотрудникам. Например, мы начисляем дополнительные суммы курьерам за своевременную доставку, а поварам — за определенное время приготовления блюд. Если по данным iiko время приготовления составляет 14 минут 30 секунд, мы можем повысить мотивацию всех сотрудников кухни на больший процент. Это повышает уровень обслуживания и вовлеченность в процессы компании. Также у нас есть
Labor Cost*
Labor Cost (стоимость труда) — это отношение затрат на заработную плату к общей выручке ресторана, выраженное в процентах. Если сказать простыми словами, это та часть денег от каждого потраченного в вашем заведении рубля, которая идет на оплату труда сотрудников. Формула расчета стоимости труда выглядит так: Затраты на зарплаты/Общая выручка)×100Labor Cost (%)=(Общая выручка/Затраты на зарплаты)×100
Работа с коэффициентом расходов на заработную плату относительно выручки (Labor Cost) стала проще благодаря iiko. Мы анализируем данные по неделям и планируем расписание, основываясь на реальных данных за предыдущую неделю. Средний Labor Cost у нас колеблется между 23% и 24,5%. У нас есть специалист, который старается снизить этот показатель на следующую неделю, учитывая праздники и маркетинговую активность.
Мы используем iiko для информирования о новостях компании наших сотрудниках
С множеством точек и производственных процессов, заранее составленные заявки и расписания критически важны. При открытии и закрытии смены ваши сотрудники получают актуальную информацию о предстоящих акциях, новинках и маркетинговых активностях. Это помогает всем быть на одной волне и эффективно выполнять свои задачи.
Контроль фудкоста в общепите
Особое внимание уделяем контролю фудкоста. Каждую неделю мой помощник генерирует ABC — анализ, который помогает отслеживать продукцию в категории C для оптимизации меню. Вместе с маркетингом и бренд-шефом принимаются решения по изменению ассортимента. Бренд-шеф учитывает состав продуктов, я изучаю больше OLAP-отчеты для анализа продаж, количества заказов, выручки, маржи и себестоимости. Я активно работаю с отчетностью, принимая решения о корректировках на основе данных или их опровергая.
Еще, при получении новых прайс-листов и согласованных цен мы загружаем информацию в систему iiko. Бухгалтерия также проверяет данные на предмет расхождений. Если они возникают, мы разбираемся в причинах, что позволяет поддерживать точность учетных данных.
Мобильная инвентаризация в кафе, ресторане с iiko
Когда я объявил о предстоящей мобильной инвентаризации, сотрудники отнеслись с опасением, так как и раньше инвентаризация наводила тоску на сотрудников. Однако, с внедрением мобильной инвентаризации через iiko, процесс значительно упростился. Ранее инвентаризация занимала до трех часов, теперь на её выполнение уходит всего 40 минут, я замерял специально время. Процесс стал более точным, поскольку исключается перенос данных с листиков в таблицы, потом еще одно сведение данных. Каждый сотрудник отвечает за определенное место хранения: холодильник, бар, сыпучие продукты, что повышает ответственность и качество учета.
iikoKitchen упрощает контроль списания продуктов
Приложение iikoKitchen автоматизирует учет блюд и списание продуктов в процессе приготовления, исключая необходимость использовать бумажные бланки. Раньше был бумажный лист списания, как у всех , где сотрудники писали что нужно списать сегодня по мере возникновения необходимости. Часто листы теряются, часть информации может пропасть.
Теперь, когда происходит перемещение между объектами или списание продуктов, все данные вводятся непосредственно в приложении iiko. Ответственные сотрудники создают акты приготовления, списания и перемещения, что мгновенно доступно для анализа в офисе. Мы видим, что нужно списать, можем задать вопросы по конкретным операциям. Сотрудники обязаны писать комментарии к актам списания иначе система не даст создать документ.
Работа с фудкостом: контроль и оптимизация затрат.
Фудкост — это показатель, отражающий процент стоимости продуктов, использованных для приготовления блюд, от их общей цены.
Реальный фудкост можно увидеть в отчётах OLAP непосредственно при закрытии смены в бэк-офисе или в чэйне. В среднем, этот показатель составляет около 40%.
Для контроля и оптимизации затрат мы сравниваем данные из системы учёта товаров iiko с фактическими ценами отгрузки у поставщиков. Это позволяет управляющим точками видеть реальную картину и принимать меры для снижения фудкоста без ущерба для качества обслуживания клиентов.
У нас есть мотивационная программа для управляющих менеджеров к снижению фудкоста, так как это помогает избежать замораживания денег, накопления продуктов на кухне и переплаты за электроэнергию. За снижение фудкоста менеджеры получают дополнительную мотивацию или, наоборот, демотивацию, при увеличении фудкоста.
iikoCard — система лояльности и маркетинга