Управленческий учет в ресторане, кафе, баре, заведениях фаст-фуд

Модуль iikoOffice объединяет в себе информацию о персонале, складе и финансовых потоках. Владельцу или управляющему заведения с помощью простых операций доступны средства для анализа  и контроля расходов, доходов, остатках продукции, расходов будущих периодов и др. Важно:  в iiko  удобно реализован дифференцированный учет товаров.

Основываясь на статистических данных в потребности определенных продуктов за определенный период, программный продукт iiko автоматически рассчитает требуемый объем закупки и подготовит счета поставщикам. Также можно повторить предыдущую покупку или заказать столько, сколько требуется до заданного уровня запасов. Это позволит рестораторам избегать списания продуктов из-за их порчи, не хранить ненужные товары на складе, снижать затраты на их обслуживание.

Если случилось так, что изменение рецептуры блюда вовремя не было зафиксировано в технологической карте, и остатки продуктов ушли в минус, то изменение можно провести задним числом. При этом все остатки автоматически пересчитаются. При этом любые изменения технологических карт фиксируются в истории и можно без труда отследить, кто и когда делал изменения или, при необходимости, вернуться к предыдущему рецепту блюда.

В технологической карте вносится информация о способе и месте приготовления блюда, его себестоимости, пищевой ценности, стандарты по времени приготовления, описание для меню и многое другое. Также возможно загружать фото блюд, что позволит обеспечить стабильное качество подачи и упростит обучение новых сотрудников кухни.

В модуле iikoOffice существует возможность учитывать весовые блюда, продаваемые совместно, но без детализации по составу. В качестве примера рассмотрим ситуацию: приготовив салат повар взвешивает его прямо в контейнере и пробивает на кухонном терминале. В программе создается акт приготовления и продукты списываются со склада. В течение дня блюда на витрине пополняется с оформлением актов приготовления с увеличением количества. В конце дня остатки непроданных блюд взвешиваются и списываются через акт списания (если блюдо хранению не подлежит), либо через акт приготовления с уменьшением количества (в случае, если блюдо оставляют на следующий день). Реализованные блюда с помощью акта переработки регистрируются в системе, как проданный за день «шведский стол». В результате количество блюд, проданных гостям, а также остатки продуктов на складе всегда известны. Таким образом, традиционные манипуляции с «заборными листами» становятся невозможны: учет приготовленных и списанных блюд в ресторане происходит автоматически.

Для того, чтобы предотвратить ошибки и злоупотребления при закупке продуктов для ресторана, зафиксируйте в системе информацию о согласованных ценах для каждого поставщика. iiko будет проверять каждую накладную и предупреждать закупщика о расхождениях закупочных цен с прайс-листом поставщика, а если вы сделаете соответствующую настройку, то система заблокирует закупку по завышенной цене.

iikoDocFlow позволяет осуществлять процесс закупки и обмена документами в электронном виде. Вы заполняете бланк заказа в iiko, и он сразу же появляется в учетной системе поставщика, согласование производится так же, а после его утверждения iiko автоматически формирует накладные.

В системе iiko автоматически ведется учет рабочего времени сотрудника и начисления заработной платы. Каждому сотруднику выдается индивидуальная карта, с помощью которой фиксируется время прихода и ухода сотрудника, расходы на питание и многое. В программе настраивается график работы сотрудника, с которым ведется сверка и в зависимости от определенных ситуаций начисляются штрафы или надбавки.

При подключении дополнительного модуля для биометрической системы идентификации (авторизация в iiko по отпечатку пальца) позволяет контролировать персонал на 100% и поможет корректно вести учет рабочего времени именно по каждому сотруднику.

Почему востребовано внедрение авторизации сотрудника в iiko по отпечатку пальца или лицу? Приведем несколько примеров и аргументов за использование данного решения в небольшой статье «Авторизация в iiko по отпечатку пальца или по лицу»

Точный учет отработанного времени удается достичь существенной экономии. Однако, можно ли ли еще оптимизировать расходы на зарплату? Можно. Рассмотрим две ситуации: во-первых, пиковый наплыв посетителей. Это время, когда ресторан не может получить те деньги, которые уже принесли ему гости. И наоборот – бывают дни, когда гостей мало, и в зале одиноко маются несколько скучающих официантов. В обоих случаях вы теряете деньги! iiko дает возможность сопоставить статистическую информацию о выручке по дням с фондом заработной платы и вычислить необходимое соотношение, корректируя расписание. В идеале это соотношение не должно быть не более 25%. Такой анализ можно сделать как в целом по предприятию, так и по отдельным подразделениям.

В iiko вы можете настроить внутренние ранги, повышающие коэффициенты, бонусы или штрафы для сотрудников и привязать мотивационные схемы к достижению конкретных измеримых результатов. Каждый день, открывая личную смену, официант или повар, курьер будет видеть свой текущий ранг, накопленные бонусы, а также условия достижения следующего уровня. Гибко манипулируя различными мотивационными схемами, вы сможете не только управлять продажами определенных групп товаров и блюд в ресторане, но и повысить культуру обслуживания посетителей, вовлеченность сотрудников в работу заведения, ранее казавшихся невозможными.

При открытии личной смены iiko демонстрирует каждому сотруднику его персональный отчет. В нем он видит результаты своей работы — начисленную зарплату, премии, штрафы и достигнутые бонусы. Важно, что сотрудник получает эту информацию не в конце месяца, а ежедневно, и начинает свой рабочий день с желанием заработать больше, чем вчера. Кроме того, в персональный отчет встроена лента новостей ресторана. Это может быть любая служебная информация: сообщения о мотивационных программах, акциях на предстоящую неделю, планах продаж, расписании работы или объявления о днях рождения сотрудников. Сообщения можно создавать для всего персонала, а также индивидуально для конкретных сотрудников или определенных должностей. Даже начинающий сотрудник будет сразу вовлечен в жизнь коллектива и ни одно из ваших начинаний не останется незамеченным.

Автоматический учет медицинских книжек сотрудников ресторана

В iiko реализован полный контур финансового учета. Отчет о движении денежных средств полезен тем, что предоставляет пользователям финансовой отчетности базу для оценки способности предприятия привлекать и использовать денежные средства и их эквиваленты, а также демонстрирует степень финансовой гибкости компании.

Контроль над расчетами с поставщиками

Многие рестораторы, использующие iiko, привыкли начинать свой день с просмотра отчета о прибылях и убытках. Отчет о прибылях и убытках (P&L) для управляющего – это самый быстрый способ понять, как идут дела в ресторане и вовремя увидеть, где необходимо вмешательство, а также что следует сделать, чтобы зарабатывать больше. В iiko этот отчет доступен в режиме онлайн, поэтому оперативный контроль над показателями бизнеса дает возможность быстро реагировать на изменения ситуации и принимать правильные решения. Все бизнес-процессы в iiko интегрированы: официант закрывает заказ, в тот же момент продукты, из которых сделаны блюда в заказе, списываются со склада, данные о продаже отражаются в финансовом модуле, официанту начисляется процент с этой продажи, гость получает бонус по программе лояльности, а руководитель может видеть все эти данные в соответствующих отчетах. Соответственно, такие важнейшие показатели, как фудкост и лэйборкост, можно контролировать в реальном времени.

План-факт анализ в iiko

Кроме отчета о прибылях и убытках, к вашим услугам балансовый отчет, отчет о движении денежных средств в ресторане и множество других преднастроенных отчетов. Если вам нужно распечатать данные из системы в особой форме, свойственной только вашему предприятию общепита, создать такой отчет вам теперь поможет встроенный Дизайнер отчетов iiko. С его помощью вы сможете создать любой нужный шаблон печатной формы и затем пользоваться им когда угодно.

iikoVideoSecurity — удаленный видеоконтроль

iikoTopDesk автоматически забирает нужную информацию из iiko и выгружает ее в готовом и удобном для вас виде на персональную страницу в интернете. Вы можете настроить iikoTopDesk так, как вам удобно: кому-то достаточно главных финансовых показателей, а кто-то хочет получать детальную информацию, например, о популярности блюд, статистике посещений, графике выхода официантов и т.п. Вы сможете управлять рестораном из любой страны, главное чтобы был интернет.