Самое напряженное время в кафе — это обеденные часы. Сократить время обслуживания в этот временной отрезок — значит увеличить прибыль заведения, снизить напряжение у работников и клиентов.
После внедрения QR-меню и доработки приложения iikoWaiter в сети кафе GARAGE, удалось сократить время обслуживания гостей в обеденные часы на 15-20 минут. Логика привычных бизнес-процессов не пострадала.
Все белорусы знают GARAGE food&drink — сеть кафе из 16 заведений в Минске, Гомеле, Гродно, Витебске и Бресте. Всего в сети работает более 800 человек персонала. Около 80 официантов принимают заказы вместе с iikoWaiter ежедневно.
Самая большая загрузка, а часто и полная, бывает в обеденные часы. Конечно, руководство приняло решение ускорить прием заказов и запустило QR-меню с приемом и оплатой заказов через Telegram-бота.
Гости за столиками могли самостоятельно оформлять и оплачивать заказы. Официантам нужно об этом быстро узнать и вовремя подать блюда.
Виктория, заместитель директора по ИТ сообщила, что «30% заказов стали закрывать через Telegram-бота» !
Возникшие проблемы внедрения QR-меню
После стартовых запусков нового сервиса выявили три сложности:
Официанты теряли дозаказы клиентов при пиковой нагрузке.
- Уведомления о новых заказах поступали в Telegram, но, зачастую мешались с личными сообщениями, что приводило к пропуску заказов.
Усложнилась работа официантов.
- Уведомления в Telegram требовали постоянного переключения между мессенджером и iikoWaiter, что сбивало рабочий ритм. Официантам нужно было следить и за новыми заказами и за оплатами. Конечно возникал риск отвлечься на личные сообщения на смене.
Иногда в программе iiko оставались висеть открытыми уже обслуженные и оплаченные заказы.
- Официант не знал, когда гость оплатил заказ онлайн через Telegram-бота. Из-за этого уже завершенные заказы оставались в системе в статусе «подано» и мешали работе.
Эти факты не давали получить стабильную и эффективную работу официантов с этим сервисом для приема заказов.
Решение
Официанты кафе GARAGE уже активно использовали приложение iikoWaiter, поэтому руководство сети решила воспользоватья им для устранения выявленных проблем.
«Официанты принимают заказы в зале кафе через iiko waiter. Это удобный и привычный для них инструмент.» — Виктория, заместитель директора по ИТ
Альтернативой было изменение привычных бизнес-процессов заведения, но тогда терялись преимущества от использования iikowaiter.
«Были варианты поставить терминал раздачи, закрепить отдельного человека только на заказы iiko transport. То есть это был бы уже не официант, а сотрудник, который только подает заказы по факту приготовления. Но, в этом случае теряется вся магия ресторанного сервиса) » — Виктория, заместитель директора по ИТ
В результате было внесено изменение в API iikoWaiter — добавлены методы для внешних уведомлений о новых и оплаченных заказах. Клиент самостоятельно интегрировал систему с Telegram-ботом, и всё заработало!
Теперь официанты получают уведомления о новых заказах и их оплате прямо в iikoWaiter
Уведомление о новом заказе
Дополнительно в приложении iikoWaiter у официантов появился специальный раздел «Внешние» с заказами от Telegram-бота. Это помогло находить и обрабатывать заказы быстрее.
Внешние — заказы без официанта, оформленные гостями через Telegram-бота
Обновленный процесс позволил:
- Не терять заказы клиентов;
- Избегать отвлечений на мессенджер во время работы;
- Соблюдать своевременную сдачу оплаченных заказов.
Результаты внедрения:
-
Официальный рабочий процесс официантов остался неизменным, что упростило запуск нового сервиса с минимальными затратами.
-
Время обслуживания в обеденный период сократилось в два раза — с 40 минут до 20 минут при заказе через QR-меню.
-
Во всей сети планируется запустить QR-меню одновременно с iikoWaiter
Напоминаем, что вся сеть кафе GARAGE использует для автоматизации системы iiko — мощное и гибкое программное обеспечение, которое легко дорабатывается под конкретные бизнес-процессы каждого заведения. Благодаря этому компания может внедрять новые сервисы и улучшать работу своих сотрудников с минимальными затратами и высоким уровнем эффективности.
Если у вас есть вопросы по внедрению iiko или iikoWaiter, а также вы хотите обсудить, как максимально эффективно автоматизировать ваш бизнес в секторе HoReCa, обращайтесь в отдел автоматизации компании ККС. Мы предлагаем бесплатную консультацию и помощь в оптимизации ваших процессов!
Напоминаем, что iiko имеет открытое API и можно доработать процессы под ваши потребности и задачи.
Читать статью в оригинале, новости, кейсы внедрения iikoWaiter можно в официальном телеграм-канале приложения iikoWaiter.